Продолжая пользоваться сайтом, я соглашаюсь с условиями обработки файлов cookie
Финансы, Финграмотность
7 мин.
9932
Финансы, Финграмотность
7 мин.
9932
Расходный кассовый ордер (РКО, расходник) — один из первичных документов бухгалтерского учета. Его используют, когда предприятие выдает из кассы наличные средства на разные цели:
У компании могут быть и другие ситуации, при которых нужно получить наличные из кассы. Например, сотрудники могут попросить деньги для покупки канцелярии. Или кто-то из персонала отправляется в командировку и ему необходимо взять средства на расходы. Цель не так важна, главное — правильно оформить выдачу наличных, чтобы у бухгалтерии не было проблем с итоговым балансом.
Для РКО разработан единый унифицированный бланк по форме № КО-2. Его можно заполнить от руки или на компьютере, правила от этого не меняются. Также оформить РКО позволяют программы для ведения бухучета, например, 1С.
Правила работы с кассовым ордером утверждены указанием Центробанка. Вот графы, которые нужно заполнить:
Документ подписывают все ответственные сотрудники: бухгалтер или руководитель и кассир, который выдает наличные. Также подпись ставит и получатель.
Можно использовать бумажный бланк и внести информацию от руки. Либо заполнить ордер на компьютере, а затем распечатать и поставить подписи. Если предприятие использует электронный документооборот, можно обойтись без бумажного экземпляра. Но в таком случае у всех фигурирующих лиц должны быть квалифицированные электронные подписи. Руководитель, бухгалтер, кассир и получатель средств заверяют ими ордер.
РКО оформляется в одном экземпляре и остается в бухгалтерии организации. Это внутренний документ, поэтому ни его копия, ни второй бланк вместе с деньгами не выдается.
Отдать распоряжение на выдачу наличных и оформить РКО может один из сотрудников организации:
Если указанных должностей в компании не предусмотрено, заполнить ордер может сам руководитель. То же относится и к работникам, выдающим наличные. Обычно эту операцию производит кассир. В зависимости от регламента компании, это может быть другой сотрудник или руководитель. Порядок работы с расходными кассовыми ордерами выглядит так:
Данные по всем РКО записывают в журнал приходных и расходных кассовых документов. Для него есть специальная форма — КО-3. Также сведения нужно внести в кассовую книгу.
Выданные ордера хранят 5 лет после отчетного года, в котором они были оформлены. Это общее правило, прописанное в законе № 402-ФЗ. Если возникли разногласия, документы нужно хранить дольше, до выяснения всех обстоятельств. Подразумевается, что на предприятии есть архив, в котором организовано хранение документации.
Оформлять расходные кассовые ордера необходимо всем юридическим лицам. Они соблюдают кассовую дисциплину в полном объеме, независимо от величины предприятия и выбранной системы налогообложения.
У ситуация другая. Они также могут оформлять все первичные документы по общим правилам, но это не обязательно. Банк России позволяет ИП упрощенный порядок кассовых операций. Предприниматели получают некоторые поблажки и могут:
Это не значит, что ИП может вообще не оформлять документально операции с денежными средствами. Упрощенный порядок подразумевает только сокращение объема учета. Это позволяет малому бизнесу не нанимать в штат бухгалтера. Документация ИП зависит от выбранной системы налогообложения. Например, на патенте нужно заполнять книгу учета доходов, а на упрощенке — книгу учета доходов и расходов.
Расходный кассовый ордер относится к первичным документам бухгалтерского учета. Грубые нарушения в работе с ними регламентируются ст. 120 Налогового Кодекса. По закону за отсутствие или неправильное оформление РКО предприятие будет оштрафовано:
Также из-за отсутствия ордера ФНС может не зачесть выданные денежные средства в расходы организации. Эта ситуация чревата для компаний, которые работают по упрощенной системе налогообложения «доходы минус расходы».
Грубым нарушением считается не только отсутствие бланка, но и его неправильное оформление. В документе нельзя допускать ошибки. Также указание Банка России запрещает вносить исправления. Если данные внесены неверно, ордер уничтожают и оформляют новый.
Чтобы не получить штраф, важно помнить, что расходные кассовые ордера заполняют по строго регламентированным правилам. Нужно вносить все данные в соответствии с требованиями закона и хранить документацию, чтобы предъявить ее в случае проверки.